Inkoopcircus met drie kleuren ballen

Een paar weken geleden was ik met m’n twee kleine nichtjes in het circus. Het was erg warm in de circustent. Ik was moe en tijdens de acrobaten dommelde ik langzaam weg. Ken je dat? Loom en zo half tussen wakker en slapen in. En dat je dan plots wakker schrikt bij een hard geluid. Op dat randje van bewustzijn kom je vaak tot hele heldere ideeën. Ik combineerde de jongleursact, die inmiddels was begonnen, met m’n grote passie, inkoop. De jongleerballen werden door een aantal inkopers die ik ken op een kunstige manier hoog gehouden. Ze werden opgezweept door het joelende publiek dat om meer ballen schreeuwde en riep dat ze nog hoger moesten gooien. De inkopers werden volledig meegesleept en kwamen tot grootse prestaties. Af en toe viel er een bal waardoor de inkoper uit z’n ritme raakte. Hoe meer ballen ze in hun handen namen, hoe vaker ze vielen. Dan werd er hard gelachen en moest er speciaal een clown bij komen om de aandacht van de jonglerende inkoper af te leiden.

Het schot van de levende kanonskogel bracht m’n aandacht weer bij het circus. Ik zag m’n nichtjes met grote ogen kijken hoe de ‘kogel’ in het net landde. “Inkopers zijn ook net jongleurs”, bedacht ik me. Ik zie het dagelijks met eigen ogen. Professionals die met heel veel wilskracht en inzet drie of zelfs meer ballen in de lucht proberen te houden. Met nadruk op probéren. Voor drie ballen moet je al aardig handig zijn. Laat staan vier of meer. Die ballen zijn natuurlijk synoniem voor de diversiteit van de inkoopwerkzaamheden. Veel ‘ballen’ zijn met één of meerdere draadjes aan andere disciplines verbonden. Een heel netwerk dus wat, als je niet uitkijkt, een kluwen wordt waar je niet meer uit komt. De inkoper 1.0 had vroeger gewoon één hele duidelijk bal waar hij de baas over was en waar hij alles van af wist. Prima om in de lucht te houden dus. De inkoper 2.0 van tegenwoordig zit in een netwerk van draadjes en ballen verweven. 80% van zijn tijd is hij aan het onderhandelen. Maar slechts 10% met z’n leveranciers en 90% met mensen van zijn eigen organisatie.

In feite zijn er voor inkopers drie ballen die je niet moet laten vallen. Dat zijn de gouden bal van je interne klant, de zilveren bal van je leveranciers en de paarse bal van de afdeling sales. Op die drie moet je dus altijd goed letten. Voor de gouden en zilveren zijn we als geen ander getraind. Maar de crux zit ‘m in die paarse. Dat is er één waar je heel veel last van krijgt als hij valt. Deze bal, de reciprociteitsbal, is een jongleerbal voor gevorderden. Hij is behoorlijk onberekenbaar en je moet een goede lobby hebben om hem onder controle te houden. Er wordt door veel inkopers heel spastisch gedaan over die paarse bal. Het zou geen inkoopbal zijn. Sterker nog, sommige inkopers ontkennen überhaupt het bestaan ervan. Maar waarom zo huiverig? Inkoop is er als professie toch voor om onze organisatie als geheel een zo groot mogelijke dienst te bewijzen? Dat is in het ene geval bijvoorbeeld door zo goedkoop mogelijk in te kopen, in een ander geval door zo maatschappelijk verantwoord mogelijk in te kopen en in een derde geval door zo snel mogelijk toegang tot innovaties van leveranciers te krijgen. Ieder geval is uiteindelijk altijd gericht op de continuïteit van de organisatie. Door je kop in het zand te steken en de paarse bal te negeren loop je bewust een risico. Een onnodig risico want door op een slimme manier met sales en de directie een paarse-bal-strategie te maken, kun je heel bewust met hem spelen. Jouw kennis van de leveranciersmarkt gecombineerd met de kennis van de klantenmarkt van de afdeling sales, maken je tot een onoverwinnelijke combinatie en tot een volwaardige gesprekspartner bij de directie. Door het bestaan van de paarse bal te ontkennen, is sales in de lead en zul je alleen gefrustreerd raken.

Inkoop is één groot circus met ballen in drie kleuren. Hoe beter je die drieonder controle hebt, hoe meer andere je er bij kunt nemen. Als ze dreigen te vallen, laat dan de nooit de gouden, de zilveren en paarse bal los. De rest mag af en toe best eens op de grond liggen.

Wim Nieland is Senior Consultant bij DPA Conink in Zwolle