DWR is verplichtingen brandmeester met iBV systeem

Vrijdag, 30 oktober 2009

Sinds 1 september draait het eerste iBV-systeem bij Digitale Werkomgeving Rijksdienst (DWR). DWR ontwikkelt de digitale werkomgeving voor alle dertien ministeries, zodat elke rijksambtenaar straks alle informatie en applicaties, op elk moment, plaats en apparaat beschikbaar heeft. DWR is een tijdelijke afdeling van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties en maakt hoofdzakelijk gebruik van externe projectmanagers, (ICT-)specialisten en programmeurs van veel verschillende leveranciers. Eén van de Interim Professionals van DPA Supply Chain is verantwoordelijk voor het inkoopproces van DWR.

Om alle aanvragen, offertes en contracten (van met name de externe medewerkers) beter te kunnen volgen en registreren, was er grote behoefte aan een easy-to-use database voor informatie en bedrijfsvoering. iBV is een speciaal door Jeroen Corts ontwikkeld systeem voor het vastleggen van alle (inkoop)behoefte-aanvragen, verplichtingen, contracten en facturen. Hiermee heeft DWR niet alleen ‘control’ en ‘grip op de zaak’, maar vooral ook een effectief en efficiënt middel om geld te besparen door alle (inhuur) contracten te monitoren en op tijd te verlengen of te beëindigen.

Alle aanvragen worden ingevoerd in het iBV-systeem. Om gevoelige informatie over uurtarieven niet met externen te delen, worden de aanvragen met een speciale pincode versleuteld. De inkoopafdeling kan vervolgens alle processtappen simpel afvinken, zodra autorisaties, verplichtingen en offertes bekend zijn. Bij elke stap krijgt de aanvrager automatisch een E-mail over de voortgang. Als de aanvraag akkoord is bevonden, worden de contracten en de ingehuurde medewerkers in het systeem vastgelegd. Door de uren uit het tijdsregistratiesysteem te importeren en te vergelijken met de binnengekomen facturen, kan men precies zien hoeveel procent van de looptijd of het budget al is verbruikt.

Jeroen Corts is Senior Consultant bij DPA Supply Chain in Amsterdam