Contract- en leveranciersmanagement bij UWV

Dinsdag, 28 juni 2011

Annelies Niesert is hoofd inkoop van het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). Een omvangrijke organisatie, waar jaarlijks voor zo’n 900 miljoen euro wordt ingekocht. Zij vroeg DPA Supply Chain om te ondersteunen bij het opzetten van het contract- en leveranciersmanagement.

Annelies_Niesert

Interne klant
“Mijn afdeling is verantwoordelijk voor alle bedrijfsvoeringsinkooptaken binnen UWV”, vertelt Niesert. “Wij hebben drie inkoopsectoren en met 51 inkoopmedewerkers zijn wij verantwoordelijk voor zo’n 900 miljoen euro aan inkoopkosten per jaar. Niesert heeft dan ook te maken met een groot aantal interne klanten. “Er werken hier zo’n 21.000 mensen. Wij bedienen daarmee ongeveer 1,3 miljoen uitkeringsgerechtigden.” Het UWV heeft een totale jaarbegroting van zo’n 23 miljard euro.

Herwaardering
Niesert: “Wij hebben DPA Supply Chain anderhalf jaar geleden gevraagd onze te ondersteunen bij het opzetten van het contract- en leveranciersmanagement, met name voor het facilitair bedrijf.” Op dat moment bestond de huidige subafdeling contract en leveranciersmanagement eigenlijk nog niet. “Toen ik begon als hoofd Inkoop was het zogenaamde ‘functiehuis’, de inrichting van de afdeling, niet wat het zou moeten zijn. We hebben toen besloten het volledig te herzien en te laten herwaarderen. In de tussentijd is er hard gewerkt en gebouwd aan goede rapportages, heldere analyses en de juiste werkmethodieken. De afdeling staat er nu echt.” Toen Niesert aantrad was inkoop niet populair binnen de organisatie. “Wat ik probeer te doen is de voet tussen de deur krijgen bij de interne klant. Inmiddels snappen betrokkenen wat je met inkoop kunt bereiken. DPA Supply Chain heeft daaraan een belangrijke bijdrage geleverd. Het draagvlak voor onze tak van sport is sterk gegroeid.”

Professionaliseren
Vanuit DPA Supply Chain is Martin Gregoire betrokken bij UWV. “Martin heeft sterk bijgedragen aan het professionaliseren van de afdeling”, vertelt Niesert. “Op het moment dat wij ‘zoekende’ waren en de ingewikkelde vraag was hoe wij ons contract- en leveranciersmanagement en ons procesmanagement moesten inrichten, ontstond er uiteraard wat begrijpelijke onrust. Martin straalt veel rust uit en heeft een persoonlijke aanpak die werkt. Daarmee creëert hij een goede sfeer en weet mensen naar een hoger niveau te tillen. Hij heeft er vrij snel voor gezorgd dat de contractmanagers in onze eigen geledingen gingen snappen dat er anders moest worden gewerkt en samen met UWV –collega’s een besef van urgentie gecreëerd.”

DPA-DNA
“Ik kende DPA Supply Chain al en heb in het verleden onder andere met Max Boodie en Sherief Abdalla samengewerkt. Zij hebben een manier van werken en mentaliteit die mij aanspreekt. Arrogantie ontbreekt volkomen, het is een kwestie van deskundigheid en de behoefte om aan te pakken. Bij Martin is dat hetzelfde, wellicht is het toch een soort DPA-DNA.” Niesert werkt sinds 1999 in de ‘inkoopwereld’. “Ik zou mijzelf omschrijven als een verandermanager, die goed in staat is om mensen op een andere manier naar bestaande zaken te laten kijken. Zo probeer ik niet zelf te bepalen wat er nodig is, maar altijd te vragen wat de behoefte is en hoe daar door anderen over wordt gedacht. Concreet betekent dat in mijn huidige functie ervoor zorgen dat de juiste contracten worden georganiseerd door middel van aanbesteding en er daarmee voor zorgen dat we op het juiste niveau van dienstverlening zitten.” UWV werkt daarnaast met ‘Marktplaats’: een platform waarbij meer dan 7.000 leveranciers zijn aangesloten die kunnen reageren op een vacature. “Al onze inhuur externen loopt via deze methodiek. Met DPA Supply Chain hebben we een goede partij in huis gehaald. De organisatie is in staat te kijken en luisteren en op de juiste manier te achterhalen wat er nodig is.”