Eerste onderzoek naar het ontschotten van de supply chain

De resultaten van het DPA Supply Chain People onderzoek naar het ontschotten van de supply chain zijn bekend…Conclusie: er is nog veel te doen. Maar het moet echt anders!

Iedereen heeft de mond vol van ketenmanagement en supply chain alignment, maar uit ons recente onderzoek blijkt dat men onvoldoende werk van ontschotting maakt. En laat dat nu d� voorwaarde zijn voor soepel bewegende ketens.

Nog nooit was de concurrentiestrijd zo hevig en het ziet er allerminst uit dat die minder wordt. Geen wonder dus dat er zulke hoge eisen worden gesteld aan supply chains. Ketens zouden als het spreekwoordelijke Zwitserse uurwerk in elkaar moeten zitten. Des te verbazingwekkender is het dat de meeste ketens in de praktijk meer weg hebben van piepende en knarsende bolderkarren. Neem maar eens een kijkje op de werkvloer! Inkoop, logistiek en operations voeren samen mooie dansjes op, maar in de praktijk van alledag huldigt men het principe ‘ieder voor zich en God voor ons allen’. Ontschotting is een voorwaarde voor effectief en efficiënt supply chain management. Maar, in welke mate werken organisaties daar eigenlijk aan? Wat zijn de bottlenecks bij het ontschotten van de keten? Waar liggen de grootste kansen voor verbetering? En, wat levert dat op? Rond deze centrale vragen werd door ons een uitgebreid onderzoek gehouden. Het is breed opgezet, wat niet alleen blijkt uit de representatieve steekproef, maar ook uit het feit dat zowel de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement als de vereniging voor Logistiek management hun medewerking verleenden. Deze studie mag met recht baanbrekend worden genoemd, omdat nooit eerder op deze schaal een onderzoek naar ontschotting plaatsvond. De focus lag hierbij op de interne keten, de verbindingen tussen inkoop, logistiek en operations binnen ��n en dezelfde organisatie. Per slot van rekening zou ketenmanagement altijd d��r moeten beginnen. Bij dat verbeteren zou men zich moeten richten op de volgende zes elementen:

Kennis:  kennis van inkoop, logistiek en operations zorgt voor de juiste definities en discussies. Binnen en tussen de disciplines zou het kennisniveau hoog moeten zijn.

Processen: processen zouden moeten zijn geïntegreerd om een fundament voor optimale inrichting van de keten te vormen. Men is op de hoogte van de input die de volgende discipline wenst te ontvangen en stemt de eigen output hierop af.

Besturing: op elkaar afgestemde besturing van de supply chain processen zorgt ervoor dat processen efficiënt en effectief zijn en blijven. IT-systemen zorgen voor efficiënte metingen en begrijpelijke managementrapportages.

Financieel: door geïntegreerde financiële prestatie-indicatoren zijn de effecten van supply chain management zichtbaar in de winst- en verliesrekening. Bij elke handeling binnen een discipline wordt rekening gehouden met de integrale kosten voor de gehele keten.

HRM: de HRM-instrumenten zijn goed op elkaar afgestemd, stimuleren gewenst gedrag in de keten en dempen ongewenste bijwerkingen. De beloning is niet alleen afgestemd op de prestaties binnen ��n discipline, maar op de prestaties van de hele supply chain.

Cultuur: een open cultuur is een randvoorwaarde voor verandering.

Verspilling

Volgens schattingen zou een kwart tot zelfs een derde van de kosten van de interne voortbrengingsketen het gevolg zijn van supply chain suboptimalisatie. Het verbeterpotentieel is dus groot en neemt nog toe omdat de supply chain-kosten van organisaties stijgen. Door het bestaan van schotten tussen inkoop, logistiek en operations, wat zich uit in talrijke afstemmingsproblemen op de werkvloer, wordt veel geld, tijd en energie verspild. Uit ons onderzoek blijkt dat het slechten van de schotten in de interne keten voor de 2.300 grotere organisaties in Nederland jaarlijks ruim negen miljard euro aan besparingen kan opleveren.

Als supply chain alignment dan zulke grote baten heeft, mag men verwachten dat het slechten van de muren tussen inkoop, logistiek en operations hoog op de agenda staat. Dat blijkt tegen te vallen. De deelnemers aan het onderzoek scoren gemiddeld (over alle zes elementen) een mager zesje: 5,94 op een tienpuntsschaal (de ‘ontschottingsindex’).

Naast het cijfer dat men zichzelf geeft, is ook gevraagd naar het belang dat men aan ontschotting hecht. Dat blijkt 7,14 te zijn.

Tussen droom (toegekend belang) en praktijk (daadwerkelijke score) blijkt dus ruimte te zitten.

Silomuren

Het constateren van de mate van ontschotting is ��n, maar minstens zo interessant is het in kaart brengen van de belemmeringen die er voor het slechten van de silomuren bestaan. Een duidelijke belemmering is de relatieve kracht van ��n van drie disciplines ten opzichte van de anderen. Als bijvoorbeeld inkoop goed is georganiseerd en logistiek en operations minder, zal ontschotting lastiger zijn. Datzelfde geldt ook als er een hoog inkoopaandeel is en/of hoge logistieke kosten en veel stock keeping units zijn. Een tweede groep van belemmeringen heeft te maken met de aard van het bedrijf. Organisaties die louter diensten verlenen, zijn gemakkelijker te ontschotten dan hun collega’s die producten verkopen of zowel diensten �ls producten verkopen. En organisaties die business to consumer werken, zijn bij het afbreken van de muren in het voordeel vergeleken met organisaties die business to business dan wel business to government werken. Ook de omvang van de organisatie speelt een rol bij interne supply chain-ontschotting. Hoe groter, hoe lastiger alignment te bewerkstelligen is. Dat heeft uiteraard alles te maken met de complexiteit, zeker als er ook vestigingen in het buitenland zijn. Een vierde groep van belemmeringen voor ontschotting ligt op het menselijke vlak. Organisaties met veel hoogopgeleiden, niet teveel mensen die al lang in dienst zijn en een gering percentage inleners, hebben een hogere ontschottingsindex.

Als u niet oppast, wordt ontschotting een mer à boire. Daarom is in het ontschottingsonderzoek ook in kaart gebracht waar de grootste kansen liggen voor verbetering van de alignment in de interne keten. Die blijken te liggen bij de elementen Besturing, Financiën en HRM. Weliswaar onderkent men het belang van een goed op elkaar afgestemde Besturing wel, maar in de praktijk komt daar te weinig van terecht, getuige de lage score hier. Anders ligt dat bij Financiën en HRM, waar men het belang van die beide elementen bij ontschotting maar laag acht. Daar plaatsen wij overigens onze vraagtekens bij.

Aanbevelingen

Hieronder geven wij voor elk van de zes elementen die voor keten-alignment van belang zijn, ��n of meer concrete aanbevelingen.

Kennis: begrijp uw collega
Weet wat uw collega bezighoudt. Goed samenwerken begint met elkaar begrijpen. Over en weer moet de minimaal benodigde, essentiële kennis over inkoop, logistiek en operations aanwezig zijn.

Processen: neem de processen periodiek onder de loep
Neem regelmatig de processen samen onder de loep. Werkt iedereen nog zo dat de processen goed lopen? Welke procesbelemmeringen zijn er, en waar ligt dat aan? Wie is verantwoordelijk en kan dus worden aangesproken?

Besturing: ��n baas, ��n systeem
Als de processen goed zijn georganiseerd, hoeft er alleen d��r te worden gestuurd waar dat ook echt nodig is.  De besturingslast blijft beperkt. Dat laat onverlet dat er ook ��n verantwoordelijke en ��n goed geïntegreerd IT-systeem moeten zijn. Informatie moet soepel van de ene interne schakel naar de andere kunnen stromen. Introduceer daarnaast de functie van (chief) supply chain officer, een man of vrouw die verantwoordelijk is voor zowel inkoop en logistiek als voor operations.

Financiën: money makes the supply chain go round
Ook bij supply chain management draait het uiteindelijk om geld. Weet u wat de belangrijkste financiële grootheden voor uw collega’s zijn? Hoe werken die door? Wordt het niet eens tijd geïntegreerde prestatie-indicatoren op te gaan stellen?

HRM: oog voor het ondergeschoven kindje
De toegevoegde waarde van HRM bij supply chain alignment wordt maar laag geacht, zo blijkt uit het onderzoek. Nog afgezien van het feit dat er geen ketens kunnen bestaan zonder mensen, ligt er juist hier een groot verbeteringspotentieel. Weet u op basis waarvan uw collega’s in de andere ketendisciplines hun bonus ontvangen? Grote kans dat er vanuit HRM verschillende financiële prikkels worden gegeven, waardoor ontschotting wordt belemmerd. Inkoop, logistiek en operations zouden zich niet alleen veel meer moeten verdiepen in de mogelijkheden van HRM, maar ook bij die collega’s het belang van alignment goed voor het voetlicht moeten brengen.

Cultuur: verander de wereld, begin bij jezelf
Een open cultuur in de organisatie waarvan inkoop, logistiek en operations deel uitmaken, is van groot belang bij alignment. In zo’n cultuur zeg je sneller en gemakkelijker wat er beter kan. Durf je te bemoeien met andermans zaken, maar zorg dat je zelf de zaken goed voor elkaar hebt.

Supply chain alignment is voor de meeste bestuurders geen issue, omdat de talloze problemen die het gevolg zijn van het bestaan van de schotten tussen inkoop, logistiek en operations lager in de organisatie zitten en niet of nauwelijks zichtbaar zijn. Gebruik dit onderzoek en de enorme besparingen die hier in het verschiet liggen om ontschotting op de bestuursagenda te krijgen. Maar dat laat onverlet dat de bal gewoon bij u ligt. Door deze studie ligt de agenda er, formeer een multidisciplinair supply chain-team en ga aan de slag!

Bestellen

Bestel hier het onderzoek ‘Schotten & Schuttingen, resultaten van het eerste onderzoek naar ontschotting en alignment van de interne supply chain’.

Tenslotte willen we u attenderen op het volgende:

Vanaf heden bieden wij uw organisatie tevens de mogelijkheid tot een benchmark-rapport aan. Met dit benchmarkrapport kunt u uw eigen ontschottingsprestatie vergelijken met die van uw branchegenoten. Afhankelijk van de resultaten kunt u de aanwezige verbeterpotentie bepalen of simpelweg vaststellen dat uw organisatie qua supply chain alignment al tot de besten behoort c.q. op de goede weg is. Het benchmarkrapport kan, afhankelijk van uw behoefte, worden vervaardigd als een door ons opgestelde maatwerkrapportage of als zelfstandige meervoudig bruikbare analyse online-tool. Neem voor meer informatie over de extra benchmarkmogelijkheden contact op met drs Manfred Hoogveld MBA, Director Business Consultancy van DPA Supply Chain People.