Inkoop Intelligence

Wat is Inkoop Intelligence?
Inkoop Intelligence omvat alle hulpmiddelen die beschikbaar zijn om beter inzicht te krijgen in wat er daadwerkelijk plaatsvindt in de organisatie op inkoopgebied. Het inzicht dat met Inkoop Intelligence verkregen kan worden, helpt bij het vaststellen van de inkoopdoelen. In zijn ultieme vorm biedt Inkoop Intelligence de mogelijkheid om real-time de stand van zaken te aanschouwen waardoor bijtijds kan worden bijgestuurd.

Het verkrijgen van inzicht is niet altijd even eenvoudig doordat de administratie vaak in verschillende systemen plaatsvindt en contracten verspreid door de organisatie zijn opgeslagen. Waar men staat en welke doelen gesteld moeten worden, is dan vaak onduidelijk of slechts bij benadering in te schatten. “Meten is weten” is een veel gehoord begrip en binnen inkoop is dat niet anders.

Iedere organisatie heeft haar inkoop op een andere manier ingericht, maar altijd is er een basisbehoefte aan informatie. Er kan bovendien onderscheid gemaakt worden naar de mate waarin de inkoop “volwassen” is geworden. Het DPA Supply Chain Inkoopontwikkelingsmodel stelt dat hoe volwassener de inkoop is, hoe groter de toegevoegde waarde van inkoop is. De mate van volwassenheid heeft bovendien gevolgen voor de wijze waarop men de resultaten behaalt en kan boeken. De verschillende stadia binnen het inkoopontwikkelingsmodel staan weergegeven in figuur 1.

Stadium	Kenmerken
1. Ad hoc	Geen inkoopbeleid Inkoopfunctie niet geformaliseerd Beperkte ondersteuning
2. Inkoop georganiseerd	Inkooprichtlijnen opgesteld Inkoopfunctie apart belegd Inkoop betrokken in proces
3. Inkoop intern geïntegreerd	Gezamenlijke doelen Strategie/beleid/plan beschikbaar Inkoop in MT
4. De supply chain ontschot	Gestructureerde aanpak Strategiebeleidsplannen in lijn Structuur in lijn met doelstellingen
5. De keten ontschot	Inkoop integraal vertegenwoordigd Doelstellingen worden gehaald en gerapporteerd Alles op juiste niveau aangestuurd

Figuur + Tabel 1: Inkoopontwikkelingsmodel

Waarom Inkoop Intelligence?
Vanaf stadium 1 van het inkoopontwikkelingsmodel heeft men al behoefte om te weten wat, waar is ingekocht. Wil men dit beheersen, dan dienen ook de onderliggende condities bekend te zijn. Met die informatie kan men sturen middels het wijzigen van inkoopprocessen en -procedures. Naarmate men verder groeit in het inkoopontwikkelingsmodel neemt de informatiebehoefte toe.

Wil men voorzien in de basisbehoefte van informatie vanaf stadium 1, dan is het noodzakelijk de volgende analyses uit te voeren:

Facturenanalyse;
Orderanalyse;
Contractenanalyse.

Facturenanalyse:
Dit betreft een analyse van alle facturen en daarmee alle uitgaven die zijn geboekt in een bepaalde periode. Onder deze facturen zullen ook uitgaven zitten die geen inkoop betreffen zoals belastingen maar waar wel een factuur tegenover is geboekt. Door deze uitgaven eruit te halen, worden de beïnvloedbare uitgaven bepaald. Vervolgens worden de uitgaven ingedeeld in verschillende segmenten, waarmee al snel een beeld ontstaat van wat de organisatie uitgeeft aan de verschillende kostenposten. Deze facturenanalyse kan zover worden uitgebreid als er informatie beschikbaar is. Kernpunten hierbij betreffen het aantal facturen, het aantal leveranciers en de uitgaven aan deze leveranciers.

Orderanalyse:
In hoeverre komen de facturen die zijn verstuurd, ook daadwerkelijk overeen met de uitgestuurde orders? Is er voor iedere factuur die is ontvangen, ook een inkooporder beschikbaar? Wat is het bestelgedrag? Is de order wellicht op een later moment aangemaakt dan de datum op de binnengekomen factuur?

Contractenanalyse:
In hoeverre zijn alle inkopen afgedekt door een contract? Is dit voldoende? Voor welke segmenten is het essentieel om met een contract leverbetrouwbaarheid te garanderen? Worden inkooporders gehanteerd binnen afroepcontracten, of wordt gewoonweg betaald op basis van de factuur? Komen de facturen nog wel overeen met hetgeen in de contracten is afgestemd? Waar bevindt de organisatie zich in het Contractmanagement-groeimodel?

Door de onderdelen facturen, orders en contracten met elkaar te vergelijken, krijgt men een goed beeld van de inkoopuitgaven. Er kan worden bepaald in hoeverre besparingen te realiseren zijn, in hoeverre de contracten worden nageleefd en in hoeverre de inkoopprocedures daadwerkelijk worden gehanteerd. Afhankelijk van waar de organisatie op stuurt, kan de analyse worden uitgebreid met bijvoorbeeld duurzaamheidsindicatoren, de tevredenheid van interne klanten of andere prestatie-indicatoren.

In figuur 2 ziet u een voorbeeld van hoe dit overzichtelijk in beeld gebracht kan worden. Uiteraard is het uiteindelijke model voor iedere organisatie geheel op maat te maken.

Figuur 2: Facturen-, Order- en Contractenanalyse

Naast het inzichtelijk maken van het externe besparingspotentieel, kan tevens inzicht worden gegeven in de efficiency van de inkoop. Door het meten van het aantal facturen per leverancier en de uitgaven per leverancier wordt inzichtelijk waar de interne kosten worden gemaakt. Samen met de processen en procedures kan al snel een tijdsbesparing worden gerealiseerd, zonder dat daarmee de integriteit van de procedures teniet wordt gedaan.

Naarmate de inkoopfunctie zich verder ontwikkelt, zal de informatiebehoefte toenemen. Niet alleen is meer nauwkeurige informatie gewenst, maar ook andere prestatie-indicatoren dienen gemeten te worden. Een voorbeeld hiervan is contractcompliance. Eén van de kenmerken van stadium 2 van het Inkoopontwikkelingsmodel is dat er raamcontracten worden afgesloten. In stadium 3 wordt steeds meer aandacht besteed aan de compliancy van de contracten. De informatiebehoefte per stadium is weergegeven in onderstaande tabel.

Stadium	Informatiebehoefte
1. Ad hoc	Informatie facturen: spend per categorie. Voor beleidmakers is het wenselijk op grote lijnen inzicht te hebben in de uitgaven.
2. Inkoop georganiseerd	De juiste informatie op dit niveau beperkt zich tot de spend per categorie en afdeling, en order compliance om te meten of inkoop inderdaad wordt betrokken.
3. Inkoop intern geïntegreerd	Inkoop meet de aantallen facturen en aantallen leveranciers om toegevoegde waarde te kunnen bieden. Contract compliance is nodig om de leveranciersmarkt optimaal te benutten.
4. De supply chain ontschot	Er zijn heldere doelstellingen voor inkoop en deze worden ook gemeten: KPI’s zijn inzichtelijk dankzij Inkoop Intelligence en doelstellingen worden samen met de leveranciers behaald.
5. De keten ontschot	Rapportages worden tot stand gebracht op basis van de gemeten waarden in inkoop. Inkoop speelt een integrale rol; het specificeren en behalen van de KPI’s komt samen met de (interne) klant en leveranciers tot stand.

Tabel 2: Informatiebehoefte per stadium in het inkoopontwikkelingsmodel

Informatie op maat
In welk stadium van het inkoopontwikkelingsmodel uw organisatie zich ook bevindt; DPA Supply Chain levert u de informatie op maat. DPA Supply Chain levert u Inkoop Intelligence. Op basis van de inkoopdoelen en de beschikbare informatie wordt een keuze gemaakt voor de juiste ondersteuning.

De door DPA Supply Chain gehanteerde tools zijn software-onafhankelijk. Naast alle tools om inzicht te verkrijgen in de uitgaven van de organisatie, heeft DPA Supply Chain beschikking over tools om inkoopprocessen te versnellen. Denk hierbij aan de fiattering van inkooporders, maar ook het uitvoeren van reverse auctions, aanbestedingen, etcetera.

Wat kan DPA Supply Chain voor u betekenen?
Uiteindelijk wilt u als inkoopmanager dagelijks controle houden op uw belangrijkste KPI’s. Hiertoe heeft DPA Supply Chain een dashboard ontwikkeld dat niet alleen de bovenstaande criteria meet (facturen, orders en contracten), maar ook te late levering, reactiesnelheid in het orderproces en zelfs de tevredenheid van de interne leveranciers. Deze gegevens kunnen vervolgens gebruikt worden om SLA’s met uw interne klanten aan te gaan en te groeien in het inkoopontwikkelingsmodel.

Neem voor meer informatie contact op met Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. , Managing Director Publiek.