Vrijdag, 7 mei 2010
Een goede werkplek is de basis voor een productieve dag. Door het kantoormeubilair op een zorgvuldige manier in te kopen kan er, naast de besparing op de inkoopkosten, een verhoging van de productiviteit en een plezierigere werksfeer ontstaan.
Volgens de Arbowet moeten organisaties een inschatting maken van het risico van lichamelijke overbelasting en werkdruk. Hetzelfde geldt wanneer aanpassingen aan een bestaande werkplek worden gedaan.
Een goede werkplek is een plek die uitnodigt tot een correcte lichaamshouding, waarbij de spanning in de spieren minimaal blijft. Liefst moet er de mogelijkheid bestaan om te variëren tussen verschillende houdingen. Het grote probleem van zitten is namelijk dat we niet bewegen.
Als een bedrijf de werkplekken zelf niet kan beoordelen, kan het advies inhuren. Het gaat dan om advies over lichamelijke overbelasting en werkdruk, zogenaamd ‘ergonomisch advies’. Daarnaast is het in sommige gevallen een vereiste dat het meubilair aansluit bij de huisstijl van de organisatie. Probeer de eisen en wensen zoveel mogelijk functioneel uit te diepen én richt u niet te veel op de huidige leverancier.
Duidelijk mag zijn dat het herinrichten van werkplekken bij een grote organisatie een strakke planning met zich meebrengt. Kijk bij het inkopen daarom kritisch naar het plan van aanpak van de (potentiële) leverancier. Stel bijvoorbeeld de vraag: Wat gebeurt er als de levering vertraging oploopt? Een paar tafels en stoelen kunt u misschien kwijt in een betrekkelijk kleine ruimte, maar waar laat u het meubilair voor een organisatie waar meer dan 250 mensen werken?
Duurzaamheid
Bij het inkopen van meubilair speelt duurzaamheid een steeds groter wordende rol. Zo heeft de rijksoverheid als doelstelling om in 2010 voor 100 procent duurzaam in te kopen. Naast deze doelstelling van de overheid wordt er ook door het bedrijfsleven steeds harder getrokken aan duurzame oplossingen. Bij het inkopen van meubilair kan dan ook gedacht worden aan alternatieve oplossingen zoals:
-
kopen van gebruikt kantoormeubilair;
-
gebruikmaken van cradle to cradle (C2C) producten/ meubilair;
-
huren van kantoormeubilair.
Huren heeft als voordeel dat organisaties flexibel met kantoorinrichting kunnen omgaan. Dit kan voordelig zijn bij een groot aantal ontslagen tijdens een economische crisis. Het huren van meubilair biedt niet alleen de mogelijkheid om flexibel om te gaan met de kantoorinrichting maar het sluit ook aan bij duurzaam ondernemen. Het meubilair gaat immers langer mee en wordt telkens opnieuw gebruikt, waardoor het langer duurt voordat het afval wordt.
Na de huur worden de onderdelen van het meubilair gescheiden en, indien mogelijk, opnieuw gebruikt. Zo kunnen onderstellen van bureaus met een nieuw werkblad weer een nieuw leven krijgen. Of bureaustoelen kunnen met nieuwe stoffering weer prima dienst doen. Vanuit de markt wordt de vraag naar duurzame en milieuvriendelijke oplossingen steeds groter. Er zijn drie grote aanbieders op het gebied van kantoorinrichtingen: Ahrend, Samas en Gispen.
Naast de grotere spelers in de markt zijn er een aantal middelgrote en kleinere spelers, zoals Branding (voormalig Kinnarps) en Markant. Ook zijn er aanbieders die zich met name richten op duurzame oplossingen zoals Steelcase.
Do’s
Betrek de eindgebruiker erbij.
Het is van belang om meerdere eindgebruikers bij het inkopen van meubilair te betrekken. Zo kunt u de leveranciers proefopstellingen laten maken. Vervolgens laat u de proefopstellingen door de toekomstige gebruikers beoordelen. Denk hierbij aan de werknemers, materiaaldeskundigen en schoonmakers.
Maak gebruik van beoordelingsformulieren.
Maak gebruik van beoordelingsformulieren die door alle betrokken partijen worden ingevuld om de objectiviteit te waarborgen.
Overweeg een e-auction.
Bij een herhalingsvraag is kantoormeubilair goed toepasbaar voor een e-auction.
Maak heldere afspraken.
Maak heldere afspraken over de uit te voeren werkzaamheden. Sluit eventuele risico’s zoveel mogelijk uit en zorg dat duidelijk is wat er gebeurt wanneer de oplevering vertraging oploopt.
Don’ts
Richt u niet te veel op de huidige leverancier.
Richt u niet te veel op de huidige leverancier maar zoek eveneens naar nieuwe duurzame concepten bij andere leveranciers.
100 procent recyclebaar?
Ga niet alléén uit van meubilair dat volledig (100%) recyclebaar is. Veel producten bevatten lijm en/of andere bindingsstoffen en kunnen daardoor niet volledig recyclebaar zijn. Vaak is 98 procent recyclebaar dus al erg goed.
Omschrijf de afmetingen en hoogtes niet superprecies.
Ga niet te veel in op precieze afmetingen en hoogtes. Zorg liever voor een marge, zodat de leveranciers enige vrijheid houden.
Best practice
Volledig specificeren?
Voor de verhuizing van een overheidsinstelling naar een nieuw kantoor moest kantoormeubilair ingekocht worden. Deze organisatie had al eerdere ervaringen met de inkoop van kantoormeubilair waarbij werd gekozen voor functioneel specificeren waardoor de interne organisatie gedwongen was alles volledig te specificeren inclusief het inrichtingsontwerp. Het ging dus om kleuren, afmetingen, hoeveel stuks op welke verdieping van onder meer stoelen, tafels en kasten. Dit legde een enorm tijdsbeslag op de interne organisatie en met name op de inkoper op wie deze taak uiteindelijk neerkwam.
Compleet inrichtingsconcept
Deze keer werd dus gekozen voor de inkoop van een compleet inrichtingsconcept waarbij de inkoper de regiefunctie had en zich kon concentreren op de keuze van de leverancier die het best aansloot op de eisen en wensen van de organisatie.
Marleen Willebrand en Aart Nicolai zijn Consultant bij DPA Supply Chain in Amsterdam
| < Vorige | Volgende > |
|---|
Onze specialismen
| Kostenbesparing |
| Inkoop Intelligence |
| Contractmanagement |
| Crediteurenanalyse |
Onze inkoopbundels
DPA Community
