Wie incassodiensten goed inkoopt, kan daar flink op besparen. Streef naar single sourcing, werk met een full-service bureau en gebruik een SLA.
Ondanks alle voorzorgsmaatregelen kan het mis gaan en betaalt de klant niet uit zichzelf. Afhankelijk van de branche, het aantal en het type klanten dat een bedrijf heeft, is gemiddeld vier procent van het totaal gefactureerde bedrag na 90 dagen nog niet betaald. Het innen van deze post wordt veelal uitbesteed. Uitgangspunt is dat dit niet meer kost dan het zelf te doen en dat de klant niet al te zeer voor het hoofd wordt gestoten. Een goede business case toont nut en noodzaak voor uw liquiditeitspositie aan.
Markt incassobureaus
Het incassobureau is een verlengstuk van uw eigen organisatie. Ga alleen met betrouwbare leveranciers in zee. U kunt ze bijvoorbeeld door Graydon laten screenen. Een aantal grote incassobureaus en deurwaarders (in alfabetische volgorde): Arachnican, Cannock Chase, CreditForce, EDR Credit Service, Europay, Flanderijn, Groep Gerechtsdeurwaarders Nederland (GGN), Indiba, Inkasso Unie, Interim Justitia, Nationaal Incasso Bureau (NIB), Schoone lei, Transfair en Vesting Finance.
Een incassobureau heeft geen bevoegdheid tot beslaglegging. Daarvoor is een gerechtelijk vonnis nodig. Om dat te krijgen moet een gerechtsdeurwaarder worden ingeschakeld. De kredietwaardigheid van een nieuwe klant kan onder andere worden getoetst door het Centraal Krediet Registratiesysteem van het Bureau voor Kredietregistratie, het bekende BKR. Al dit soort diensten is in te kopen.
Do’s
Ken uw klant
Weet waarom uw klant niet snel betaalt. Vergeetachtigheid? Pure nonchalance? Geldgebrek? Een slechte betalingsmoraal? Onenigheid over de factuur of ontevredenheid over de geleverde producten? Als u de exacte reden weet, kunt u veel effectiever laten incasseren. Als u weet wie uw structurele wanbetalers zijn kunt u deze op de zwarte lijst zetten.
NVI-erkende leveranciers
Selecteer door de NVI erkende leveranciers met een landelijke dekking die full service werken, dat wil zeggen die het hele traject van aanmanen, incasso door gerechtelijke tussenkomst, ontruiming, beslag, invordering en betaling in één hand effectief en efficiënt kunnen uitvoeren.
Single sourcing
Sluit met niet meer dan één leverancier een contract af. Laat u adviseren over tips en trucs bij het incasseren van facturen (credit management). Misschien is het slim om hun naam op uw factuur te vermelden. Een andere tip is het in rekening laten brengen van incasso- en rentekosten na een aantal weken. Wettelijk is dit toegestaan en het kost u zelf geen cent.
Prestatiecontract
Spreek in een service level agreement (SLA) een standaard incassoprocedure af en maak uw leverancier verantwoordelijk voor de resultaten. U kunt de leverancier naar rato extra belonen. Voer dit systeem echter niet te ver door, anders gaat uw leverancier alleen nog lucratieve klusjes voor u doen. Leg ook in het SLA vast dat uw incassobureau het geïncasseerde bedrag snel aan u dient te betalen.
Verkoop uw vordering
Als u er geen heil meer in ziet, kunt u uw vordering verkopen aan een zogenoemde debt-purchaser. Deze betaalt u een percentage van de vordering en gaat vervolgens alle wettelijk geoorloofde middelen uit de kast halen om het geld te innen.
Rapportages
Eis periodieke rapportages voor uw administratieafdeling, evenals goede managementrapportages. Daarin moet ook zijn aangegeven wat de status is per zaak en hoe hoog de slagingskans is.
Dont’s
Klakkeloos leveranciersvoorwaarden accepteren
Laat u niet intimideren door de vaak zeer juridisch getinte verkoop- of leveringsvoorwaarden. U bepaalt als inkopende partij de voorwaarden. Onderhandel stevig over de incassoprovisie. De BTAG-tarieven hebben slechts de status van adviesverkoopprijs.
De knokploeg
Beheers uzelf. Een knokploeg is nooit de oplossing. Ook op een correcte manier zal uw debiteur begrijpen dat betalen de beste optie is. Incassobureaus die lid zijn van de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (KBvG) hebben een beroepscode.
Focus op de peanuts
Laat uw leverancier niet te veel tijd besteden aan het incasseren van kleine bedragen. Segmenteer uw debiteuren en spreek af dat ze onder een bepaald bedrag goedkope middelen inzetten. Een pre-incassobrief is een goed voorbeeld. Dit is een standaard brief van uw incassoleverancier die na het verstrijken van de overeengekomen betalingstermijn automatisch wordt verstuurd ter herinnering. De kosten/baten verhouding hiervan is goed te noemen.
Onduidelijke scopebepaling
Maak duidelijk welke diensten u wilt inkopen, welke procedure u wilt hanteren en wat u van een incassoleverancier verwacht. Minnelijke incasso, gerechtelijke incasso, deurwaardersdiensten en incasso-advies zijn hiervan voorbeelden.
Traagheid
Hoe sneller u uw debiteur uit handen geeft, hoe sneller het professioneel wordt opgepakt en hoe sneller u dus uw geld binnen heeft. Tevens neemt de kans af dat een debiteur helermaal niet meer betaalt. Hoe langer een incassotraject duurt, hoe kostbaarder het wordt.
Emotie is een slechte raadgever
De verkopers in uw organisatie zullen huiverig zijn voor het mogelijk verstoren van de goede relatie met de klant. Betrek hen daarom bij het inkoopproces. Datzelfde geldt voor de mensen van uw financiële administratie.
Geheimzinnigheid
Maak geen geheim van uw situatie. De leveranciers aan wie u offerte vraagt hebben cijfers nodig om geen aannames (met als gevolg een risico-opslag) te hoeven doen. Geef in ieder geval aan: het aantal zaken dat u wilt uitbesteden, de gemiddelde incassoduur, het gemiddeld aantal debiteurendagen en het debiteurensaldo.
Best practice bij railvervoerder
Bij een railvervoerder wordt al geruime tijd gebruik gemaakt van incassobureaus. De reden voor inschakeling is niet alleen om de uitstaande rekeningen betaald te krijgen. Belangrijk is ook de signaalfunctie die er van uit gaat. Dit houdt in dat de kosten voor het inschakelen van een incassobureau en het eventuele vervolgtraject zo laag mogelijk moeten zijn. Voorst dienen de processen van het bureau goed aan te sluiten op de processen van de vervoerder. Het meeste geld valt namelijk te verdienen in een zo goedkoop mogelijk proces, niet met de incassoacties zelf. In dit geval is het niet toereikend om alleen te kijken naar de opbrengsten versus de kosten van de acties door het incassobureau.
Wim Nieland is Senior Consultant bij DPA Supply Chain in Amsterdam
| < Vorige | Volgende > |
|---|
Onze specialismen
| Kostenbesparing |
| Inkoop Intelligence |
| Contractmanagement |
| Crediteurenanalyse |
Onze inkoopbundels
DPA Community
