De inkoop van zogenoemde multifunctionals, apparaten die kunnen kopiëren, printen, scannen en faxen, is op zich geen hogere wiskunde. Door de vele verschillende betrokkenen is de inkoop echter complex.
Ze gaan onder verschillende namen over de toonbank, maar er wordt steeds hetzelfde mee bedoeld, namelijk één apparaat dat kan kopiëren, printen, scannen en faxen. Wij gebruiken hier de term MFC, oftewel multifunctionele copier.
Meestal worden MFC’s geleased of gehuurd. De leverancier zorgt er voor dat de apparatuur op de juiste plek staat, wordt onderhouden en snel wordt gerepareerd. Vaak is het verlopen van het kopieercontract aanleiding om na te gaan denken over de aanschaf van multifunctionele apparatuur. De business case laat al gauw een besparing van tientallen procenten zien. De grootste besparing zit in het eenvoudiger beheer en de lagere onderhoudskosten vergeleken met de vele verschillende losse apparatuur: die kleine printers op ieders bureau hebben veelal een lage bezettingsgraad. Het inkopen van de MFC’s op zich is niet zo lastig. Het wordt echter vaak complex door de grote werkgroepen die hier voor de inkoop worden geformeerd.
MFC’s: de markt
Aan de aanbodkant van de markt van MFC’s komen we louter grote bedrijven tegen (alfabetische volgorde): Canon, Hewlett-Packard, Konica Minolta, Kyocera, Nashuatec, Océ, Ricoh, Toshiba Tec, Xerox. Daarnaast bestaat een groot aantal kleine en grote resellers met een eigen serviceorganisatie.
Do’s
Formuleer afdrukbeleid
Een integraal afdrukbeleid is voor veel organisaties nieuw en lastig door het afdelingsoverschrijdende karakter. Dat laat onverlet dat een goed afdrukbeleid de basis is van uw inkoop. Besef dat zonder een gedragen beleid geen doeltreffende en doelmatige inkoop kan plaatsvinden.
Betrek de juiste personen
Selecteer een klein aantal invloedrijke belanghebbenden. Vergeet naast de vertegenwoordigers van uw facilitaire en ICT-afdeling ook de directiesecretaresse niet. MFC’s zitten op het snijvlak van ICT en facilitair. Oorspronkelijk vielen kopieermachines onder de verantwoordelijkheid van de facilitaire dienst. Omdat MFC’s in het ICT-netwerk zitten, verschuift die verantwoordelijkheid echter. Maak daarom heldere afspraken over de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Regel ook dat het budget op de juiste plaats zit. Waarschijnlijk moet er ‘overgeheveld’ worden.
Stel een flexibel contract op
Wie MFC’s aanschaft, koopt geen apparatuur maar beschikbaarheid van functionaliteiten. Stel daarom een flexibel contract op, waarbij de capaciteit van de apparatuur met de organisatie mee kan bewegen. Leg in een service level agreement onder meer vast hoeveel procent van de tijd de apparatuur goed moet werken. Bouw blokexpiratiedata in zodat het contract in één keer afloopt en u niet met apparaten blijft zitten die nog niet zijn afgeschreven.
Focus op capaciteit
Kies drie verschillende type MFC’s met een verschillende capaciteit per minuut: laag, midden en hoog. Stel een minimale bezettingscapaciteit vast. Maak per maand een overzicht van de werkelijke bezetting per machine. Als blijkt dat deze te veel afwijkt van de vooraf bedachte capaciteit, laat de leverancier het betreffende apparaat dan omruilen voor een kleiner of juist grote type. Zo heeft u geen last van lange wachtrijen en is er ook geen structurele overcapaciteit.
Heldere afspraken over storingen
Hardware storingen, software storingen, netwerkproblemen, de toner op of gewoon een A4-tje vastgelopen. Een MFC is een complex apparaat, dat een veelheid aan storingen kan geven. Zonder goede afspraken hierover is het voor de gebruiker lastig te begrijpen bij wie hij moet aankloppen. Bij de helpdesk? Bij de mensen van ICT? De leverancier? Een helder processchema is daarom onmisbaar.
Dont’s
Haastige spoed
Als u niet goed van te voren weet wat uw afdrukvolume is en hoeveel MFC’s nodig zijn, is het onmogelijk goed in te kopen. Let bij de inventarisatie van de wensen en behoeften ook op de speciale gevallen. U weet wel, die paar VIP’s die een eigen bureauprinter willen.
Volledig variabele kosten
Volledig variabele kosten en uitsluitend betalen voor werkelijk verbruik lijkt de hemel. Realiseert u zich echter dat het risico voor uw leverancier groot is. Omdat hij geen betrouwbare inschatting kan maken van uw toekomstig verbruik en zelf slechts beperkte invloed heeft op het volledig afschrijven van apparatuur, berekent hij een hoog percentage risico-opslag in zijn tarieven. Neem dit risico zo veel mogelijk weg door een vaste huurprijs per maand per type apparaat te betalen en een vaste vergoeding per tik.
Zwart-witdenken
De functionaliteit ‘kleur’ is zo’n 15 procent duurder dan monochroom. Start de discussie hierover vroegtijdig en op het juiste niveau in de organisatie, want wel of geen kleur houdt de gemoederen bezig en de discussie duurt langer dan u denkt.
Alleen voor de laagste prijs gaan
Als u alleen naar de laagste prijs kijkt, komt u bedrogen uit. Per slot van rekening zijn er veel verborgen organisatorische kosten verbonden aan MFC’s. Neem daarom de total cost of ownership als uitgangspunt en betrek het aspect service daar ook in.
Dozenschuiver
Kies geen dozenschuiver met superlage prijzen maar een belabberde service.
Leveranciers van MFC’s kunnen zich wezenlijk onderscheiden door hun service. Let hier goed op als u een leverancier selecteert.
Oeps, de communicatie vergeten…
Omdat iedereen dagelijks met MFC’s te maken heeft, heeft ook iedereen er een mening over. Ondanks uw goede bedoelingen kunnen de op handen zijnde wijzigingen als vervelend worden ervaren. Een goede communicatie is dus belangrijk. Laat u door een communicatie-expert terzijde staan bij het inlichten van de gebruikers.
Best practice provincie Noord-Holland
De provincie Noord-Holland stelt de gebruiker centraal bij de inkoop van MFC’s. Bij het bepalen van het afdrukbeleid wordt een mix gekozen van monochrome en kleuren-MFC’s. In verband met de te verwachten hogere kosten voor ‘kleur’ komt er standaard voor iedere medewerker een zwart-wit-MFC binnen loopafstand. Daarnaast is het, weliswaar op een wat grotere loopafstand, voor iedereen ook mogelijk om in kleur af te drukken. Monochroom zal als standaard worden ingesteld, en voor kleur moet men wat meer moeite doen. De verwachting bestaat dat hierdoor de totale afdrukkosten zullen dalen terwijl de klanttevredenheid juist zal toenemen. De inkoop van de MFC’s zal door middel van een openbare Europese aanbesteding worden gedaan. De facilitaire dienst en de ICT-afdeling slaan in dit project de handen ineen. Er wordt geselecteerd op een mix van prijs en kwaliteit. Ook de mate van ‘duurzaamheid’ wordt betrokken in de uiteindelijke beslissing.
Wim Nieland is Senior Consultant bij DPA Supply Chain in Amsterdam
| < Vorige | Volgende > |
|---|
Onze specialismen
| Kostenbesparing |
| Inkoop Intelligence |
| Contractmanagement |
| Crediteurenanalyse |
Onze inkoopbundels
DPA Community
