Hoe om te gaan met de professionele inkoper 2

Deel 2: welke vraagstukken houden de moderne inkoper bezig?
In dit tweede artikel over inkoop gaan we in op belangrijke vraagstukken die de moderne inkoper bezighouden. Aan de orde komen leveranciersmanagement, maatschappelijk verantwoord inkopen, Europees aanbesteden en de e-auction, de elektronische veiling. Het artikel wordt afgesloten met een aantal do’s en dont’s.

Leveranciersmanagement
Organisaties met een professionele verkooporganisatie managen hun klanten, anders gezegd: ze passen gedifferentieerd account management toe. Professionele inkopers op hun beurt doen hetzelfde, maar dan aan de andere kant van de organisatie, daar waar de goederen en diensten worden ingekocht. Op basis van key performance indicators (KPI’s) wordt periodiek bekeken hoe de leverancier presteert. Als een inkoper zijn eigen systemen goed op orde heeft, kan hij alle benodigde informatie hiervoor zelf intern verzamelen. Dit is wel zo objectief. Omdat deze informatie echter vaak slechts fragmentarisch aanwezig is, wordt de leverancier gevraagd met enige regelmaat een rapportage te maken van de eigen prestaties. Prestatie-indicatoren binnen de uitzendwereld zijn:

Organisaties met een professionele verkooporganisatie managen hun klanten, anders gezegd: ze passen gedifferentieerd toe. Professionele inkopers op hun beurt doen hetzelfde, maar dan aan de andere kant van de organisatie, daar waar de goederen en diensten worden ingekocht. Op basis van (KPI’s) wordt periodiek bekeken hoe de leverancier presteert. Als een inkoper zijn eigen systemen goed op orde heeft, kan hij alle benodigde informatie hiervoor zelf intern verzamelen. Dit is wel zo objectief. Omdat deze informatie echter vaak slechts fragmentarisch aanwezig is, wordt de leverancier gevraagd met enige regelmaat een rapportage te maken van de eigen prestaties. Prestatie-indicatoren binnen de uitzendwereld zijn:

aantal klachten en de aard van die klachten
verhouding tussen aantal offerteaanvragen en aantal aangeboden kandidaten
gemiddelde reactietermijn van CV’s
verhouding tussen aantal aangeboden kandidaten en aantal plaatsingen
gemiddelde inhuurperiode
interne klanttevredenheid
aantal foutieve facturen
verloop van de intercedenten.

De inkoper spreekt meetbare doelstellingen voor ieder van deze KPI’s met u af. Op het moment dat u als leverancier wordt beoordeeld en gestuurd, kunt u natuurlijk ook uw klant managen. Het is geen eenrichtingsverkeer. Bespreek periodiek uw problemen waar de klant debet aan is. De verkoper die zijn vak verstaat, is kortom overtuigd van het nut van leveranciersmanagement en ziet daarin kansen voor zijn eigen organisatie. De tijd die u erin investeert leidt niet alleen tot een betere relatie met de klant, maar ook tot een verhoging van effectiviteit en efficiency.

Maatschappelijk verantwoord inkopen
Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een belangrijk issue. Een onderneming die daar, om al dan niet strategische redenen, waarde aan hecht, zal ook meer de nadruk leggen op maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Dat laatste houdt in dat de inkoper, naast financiële en kwalitatieve overwegingen, ook duurzaamheid in zijn gunningsbeslissing betrekt. Aan duurzaamheid hangt (vooralsnog) een prijskaartje: een leverancier die maatschappelijk verantwoord werkt, zal duurder zijn dan een concurrent die niet-duurzaam werkt. De overheid wil het goede voorbeeld geven en heeft zichzelf tot doel gesteld om in 2010 voor honderd procent[1] duurzaam in te kopen. Hoe duurzaam is uw organisatie eigenlijk? Anders gezegd: wat is uw footprint? De volgende zaken geven u een indruk:

Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een belangrijk issue. Een onderneming die daar, om al dan niet strategische redenen, waarde aan hecht, zal ook meer de nadruk leggen op maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Dat laatste houdt in dat de inkoper, naast financiële en kwalitatieve overwegingen, ook duurzaamheid in zijn gunningsbeslissing betrekt. Aan duurzaamheid hangt (vooralsnog) een prijskaartje: een leverancier die maatschappelijk verantwoord werkt, zal duurder zijn dan een concurrent die niet-duurzaam werkt. De overheid wil het goede voorbeeld geven en heeft zichzelf tot doel gesteld om in 2010 voor honderd procent duurzaam in te kopen. Hoe duurzaam is uw organisatie eigenlijk? Anders gezegd: wat is uw ? De volgende zaken geven u een indruk:

wijze van vervoer van uw mensen: openbaar vervoer, eigen auto of carpoolen
aandeel milieucategorieën A, B en C binnen uw leasewagenpark
beleid voor maatschappelijk verantwoorde inkoop van uw eigen organisatie
garantie dat er door uw organisatie niet van kinderarbeid gebruik wordt gemaakt
gebruik van ecologische producten
beleid met betrekking tot goede doelen en sociale daden
ISO 14001 certificering voor uw eigen milieubeleid
overige voorbeelden: bedrijfskleding milieuvriendelijk wassen, dubbelzijdig printen op gerecycled papier, computers pas vervangen als ze echt op zijn, roetfilters op leaseauto’s, groene stroom en het inschakelen van sociale werkplaatsen.

Een goede verkoper kent zijn eigen MVO-beleid maar kent ook het beleid op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen van de organisatie waar hij zaken mee wil doen. Uiteraard speelt hij daar op in door middel van de bovenstaande punten.

Europees aanbesteden
De Nederlandse overheid, in al haar gedaanten, heeft inkoop ‘ontdekt’ en besteedt daarom steeds meer aandacht aan inkoopprofessionalisering. Tekenend is dat de rijksoverheid sedert vorig jaar een chief procurement officer heeft. De Europese aanbestedingsrichtlijn speelt ontegenzeggelijk een rol bij die professionaliseringsslag: zonder kennis van zaken is het onmogelijk een Europese aanbesteding goed uit te voeren. Afhankelijk van het type overheid moet de Europese aanbestedingsprocedure worden toegepast bij opdrachten boven 137.000 euro of 211.000 euro. Dit brengt voor zowel de overheid als de leveranciers veel werk met zich mee. Het uitschrijven van een tender kost de inkoper al gauw 250 uur, dus ruim zes volle werkweken! Om die belasting binnen de perken te houden, zijn raamcontracten populair geworden. Op deze manier worden alle voorwaarden (waaronder tarief) voor een langere periode contractueel vastgelegd. Veelal wordt met drie of meer leveranciers een raamcontract afgesloten voor het verlenen van dezelfde diensten. Dit wordt gedaan om de onderlinge concurrentie enigszins te behouden en de leveringszekerheid te vergroten. Bij openbare aanbesteding dient de overheidsinkoper altijd de punten transparantie, objectiviteit en non-discriminatie in acht te nemen. Anders gezegd: iedere (nieuwe) leverancier heeft op voorhand dezelfde kans de opdracht te krijgen.

Een goede verkoper ziet kansen bij de overheid en neemt de strenge regels voor lief. Hij heeft geen enorm netwerk nodig om te kunnen scoren. Hij houdt dagelijks www.aanbestedingskalender.nl in de gaten om te zien of er nieuwe aanbestedingen zijn die voor zijn bedrijf interessant zijn.

De e-auction
De productgroep ‘uitzendkrachten’ wordt door de inkoper steeds meer gezien als een niet-exotische commodity. Dat betekent dat deze op basis van de laagste prijs kan worden ingekocht. Om die laagste prijs daadwerkelijk te krijgen, wordt de zogenoemde e-auction, in goed Nederlands elektronische veiling, als inkoopinstrument steeds vaker ingezet. In tegenstelling tot een normale veiling, waar een kavel te koop is en waar kopers tegen elkaar opbieden, werkt deze veiling precies andersom. Een inkoper wil een kavel inkopen en laat verschillende leveranciers via internet tegen elkaar afbieden. Bij degene met de laatste prijs wordt gekocht. Dit wordt dan ook een omgekeerde elektronische veiling of e-reversed auction genoemd. In de praktijk is inmiddels bewezen dat deze aanpak effectief is. Deze manier van veilen speelt in op de emotie van de leverancier. Vaak wordt er intern bij leveranciers ruchtbaarheid aan gegeven dat een veiling op handen is. De verkopers zitten dan achter de computer met naast zich iemand van de nieuwsgierige directie. Tijdens de veiling kunt u direct zien of u bij uw huidige bod de winnaar wordt of niet. Een goede verkoper laat zich niet gek maken. Hij weet van tevoren wat z’n laagste bod is en daar houdt hij zich aan.

Do’s en dont’s
In twee artikelen hebben wij getracht u een beeld te schetsen van de moderne inkoper: hoe denkt hij en welke belangrijke vraagstukken houden hem bezig? We besluiten met de volgende do’s en dont’s:

wees transparant en niet opportunistisch. Geef openheid van zaken en beloof geen dingen die u niet waar kunt maken
onderschat uw klanten niet. Inkopers van klanten beschikken net zoals als u over veel kennis van zaken. Ze kennen uw branche en ze weten dat uw bonus afhangt van omzet en marge
in house service is niet alleen waardevol voor uw klant, maar brengt deze ook in een lock in-situatie waarin hij steviger aan u vastzit: een win-win-situatie dus
zorg dat uw verkoopstrategie en de inkoopstrategie van uw (potentiële) klant met elkaar in lijn liggen. Verdiep u dus uitgebreid in de organisatie en werkwijze van de klant
inkoop en verkoop hebben elkaar nodig. Bepaal eerst hoe de machtsbalans ligt en investeer vervolgens in een goede, hechte relatie!

Wim Nieland is Senior Consultant bij DPA Supply Chain in Amsterdam. www.dpasupplychain.nl

Lees hier deel 1

[1] Dit geldt voor de Rijksoverheid. De overige overheden hebben 50% MVI als taakstelling voor 2010.