Een jaarlijkse voorraad-APK; wat is daar op tegen?

Voor een bedrijf maakte ik een voorraadanalyse. Het bleek dat 27 procent van de voorraadwaarde geen verbruik meer had gezien in de laatste 1,5 jaar. Voor veel artikelen liepen bestelseriegroottes flink uit de pas met het verwachte verbruik. Met een jaarlijkse voorraad-APK is dit te voorkomen, maar bedrijven willen er niet aan. Waarom toch niet?

Veel Nederlandse ondernemingen blijken hardleers te zijn. In de economisch mooie tijden die inmiddels achter ons liggen, is er nauwelijks onderhoud gepleegd aan de voorraadposities. Dat wreekt zich en nu kostenbeheersing een noodzaak is om te overleven, gaan we met opgestroopte mouwen aan de slag om met name de voorraad te reduceren. Maar hoe pakken we dit aan?

Omzet daalt, voorraad niet
Ik werd een paar jaar geleden uitgenodigd door een onderneming waar, vanuit het management, besloten was de voorraad drastisch te reduceren. Ik zat daar niet voor niets, maar op uitnodiging: de voorraad daalde minimaal, terwijl de omzet wel in een fors tempo omlaag ging!
Ik zat aan tafel met twee planners die verantwoordelijk waren voor het op peil houden van de voorraad. Nadat de directie hun onlangs had medegedeeld dat de voorraad zo snel mogelijk gereduceerd moest worden, waren de planners voortvarend van start gegaan. De bestelvoorstellen uit het ERP systeem werden naar eigen inzicht vertraagd, het bestelvolume verminderd en sommige besteladviezen werden volledig genegeerd.
Maar de bestelvoorstellen die uit het ERP-systeem kwamen, waren juist van artikelen waar wel vraag naar was. Met het manipuleren van deze bestelvoorstellen reduceerde ook de voorraad van omzetbelangrijke artikelen ongecontroleerd naar nul. Vervolgens werd door misgrijpen en nee-verkoop omzet misgelopen. Omzet die juist in deze tijd erg welkom was.

Aanpassen voorraadparameters
Het ontbrak de planners aan inzicht om te beoordelen waar wel een veilige reductie van voorraad mogelijk was. Een veilige reductie is snel mogelijk voor die artikelen waar, gezien het verwacht verbruik, gewoon teveel voorraad van ligt. Door het aanpassen van voorraadparameters zal hier voorlopig geen besteladvies voor te verwachten zijn.
Na een snelle analyse bleek in deze onderneming 27 procent van de voorraadwaarde geen verbruik meer te hebben gehad in de laatste 1,5 jaar. Maar ook bleek dat voor veel artikelen de bestel-seriegroottes flink uit de pas liepen met het verwacht verbruik. Er was duidelijk sprake van achterstallig onderhoud.

Ik pleit voor een voorraad-APK
Ik kom dit helaas wel erg vaak tegen. Daarom pleit ik steeds meer voor een voorraad-APK. Ondernemingen zouden hun voorraad één keer per jaar eens goed moeten laten doorlichten om het verbeter- en gevarenpotentieel te ontsluieren.
En toch spreekt ondernemingen het idee van een voorraad APK niet aan. Zijn wij te calvinistisch? Of kunt u mij helpen en aangeven waarom ondernemingen hier niet warm voor lopen?

Door Marc Mallant, Managing Director Logistiek bij DPA Supply Chain

Deze column is eerder verschenen op Logistiek.nl